¿Cuáles son los primeros pasos para ingresar y comenzar a usar Geopyme?

Para abrir una cuenta en Geopyme, en primer lugar es necesario rellenar los datos principales de la empresa que se va a dar de alta en el sistema. Haciendo click sobre el logo de Geopyme se puede acceder a una prueba de 15 días gratuita, o al plan de tarifa estándar al que se puede acceder tras el periodo de prueba. En ambos casos, los datos mínimos que se deben introducir en el sistema son: Nombre de la Empresa, persona responsable, email, y contraseña. Los demás campos del formulario son opcionales, y se podrán rellenar o modificar más adelante. Tras dar de alta a la empresa se enviará un email de confirmación a la cuenta de correo electrónico introducido, y al confirmar el alta ya se podrá acceder a Geopyme usando el email (login) y contraseña introducidos.

La información introducida en el alta de la empresa puede ser posteriormente modificada en Configurar » Mi Empresa. Cuando se cargue la imagen logotipo de la empresa, éste aparecerá en la aplicación en la parte superior a la izquierda.

Seguidamente recomendamos la introducción de nuevos usuarios en el sistema, esto es, personal de la empresa que harán uso de Geopyme. Para ello, entrar en Configurar » Usuarios y Permisos » Nuevo Usuario. El usuario puede tener función o rol de Jefe de Ventas, o bien de Comercial de la empresa, y su email y contraseña para entrar en Geopyme no podrá coincidir con otro ya introducido. Por lo general, el usuario con rol de Jefe de Ventas tendrá ciertos privilegios sobre los comerciales. Téngase en cuenta que en la empresa debe existir al menos una persona con rol de Jefe de Ventas en activo. En este momento, cada usuario podrá acceder a Geopyme con su email y contraseña introducidos. Estos datos pueden ser modificados por el propio usuario en Perfil.

A continuación se puede comenzar a introducir cuentas (proveedores y clientes) y contactos con los que la empresa tenga relación, crear nuevos productos para ofrecer a cuentas y contactos por medio de campañas, rellenar el calendario, y demás acciones que permite Geopyme. Estas operaciones y la modificación de datos sólo podrán ser realizadas por los usuarios de Geopyme con los permisos correspondientes.

 

 

¿Qué es una cuenta y qué es un contacto?

Una cuenta equivale a una empresa, ya sea proveedora o cliente, incluyendo información importante que permite la gestión de distintas operaciones con Geopyme. Ejemplos de estas operaciones son: agrupación de cuentas, localización geográfica (Geolocalización), asignación de documentos cuentas, y vinculación de cuentas con sus intereses en productos, y su participación en acciones y campañas. Cada cuenta deberá contener información sobre al menos un contacto principal. Desde el momento de la creación de una cuenta, ésta se puede clasificar como empresa proveedora o empresa cliente, así como configurar su estado (de alta o de baja). La información de la cuenta o contacto puede ser consultada y modificada en la ficha individual de cada uno, haciendo click sobre él en la tabla en Agendas » Cuentas o Agendas » Contactos. Esta ficha individual contiene información principal introducida al crear una nueva cuenta o contacto, y en la parte inferior se encuentran distintos apartados divididos en pestañas para realizar las operaciones antes mencionadas.

Cuando se crea una nueva cuenta (en Agendas » Cuentas » Nueva Cuenta), los datos obligatorios a rellenar son el nombre de la empresa y el nombre y cargo de su persona de contacto principal. Obsérvese que no se podrá asociar un contacto a más de una cuenta. Adicionalmente se pueden incluir más datos sobre el contacto principal, así como la dirección de la empresa, la dirección de facturación (lo cual es necesario para poder geolocalizarlo) y otros datos adicionales. Un contacto puede ser añadido sin cuenta asociada en Agendas » Contactos » Nuevo Contacto.

 

 

¿Cómo puedo importar una cuenta o un contacto?

Tanto las cuentas como los contactos pueden ser importados desde Gmail, Windows Live, Yahoo, Outlook, o cualquier documento con formato ".csv" que se haya generado después de la exportación de agenda. Se puede realizar la importación en Configurar » Importar / Exportar. Es posible la importación conjunta o por separado de cuentas y contactos.

Existe además una Herramienta de Búsqueda de Nuevas Cuentas en Geoanálisis e Informes » GEO Búsqueda. Tras rellenar el campo de "Actividad, localización" y pulsar "Buscar", aparecerá en el mapa una serie de cuentas geolocalizadas que se corresponderán con la descripción introducida. A continuación se podrán añadir a la lista de abajo e importar, indicando el nombre del grupo al que pertenecen.

 

 

¿Cómo funciona la exportación de cuentas, contactos y calendario?

Las cuentas y los contactos podrán ser exportados en un archivo con formato ".csv" para su posterior uso con otras aplicaciones. Para ello, bastará con seleccionar "Exportar Agenda" en Configurar » Importar / Exportar, o bien seleccionando el icono de Excel en Agendas » Cuentas y Agendas » Contactos. Con la primera opción, tanto las cuentas como los contactos y el calendario de acciones que existan en la agenda del usuario de Geopyme serán exportadas en tres archivos .csv, respectivamente.

 

 

¿Qué operaciones se pueden realizar con nuevos Productos / Servicios?

Para crear un nuevo Producto / Servicio se requiere al menos su nombre y su fecha de alta. Se puede incluir también información adicional como su fecha de baja, su importe, o su descripción. Una vez se haya creado, éste se puede relacionar con cuentas que tengan algún tipo de interés en él (o de igual forma en las fichas de cuentas o contactos concretos), vincular a acciones en el calendario, añadir cuentas proveedoras del producto, y adjuntar documentos. Estas operaciones se pueden realizar utilizando las opciones de las pestañas en la ficha individual del producto, a la que se accede seleccionándolo en la tabla (Productos Servicios » ficha ). En esta ficha se reflejarán también los cambios que se realizen en otras partes de Geopyme, como por ejemplo añadir interés en la ficha de una cuenta, o relacionar el producto con una acción desde el calendario.

Es posible añadir Productos / Servicios propios de una empresa proveedora que se tenga agregada en la agenda de cuentas (Agenda » Cuentas » ficha » Productos / Servicios » Añadir Producto / Servicio) Téngase en cuenta que esto sólo es posible para empresas proveedoras de productos.

 

 

¿Cómo se gestiona el calendario?

Haciendo click en Inicio » Calendario se tiene una vista semanal del calendario de acciones, que puede ser modificada a vista mensual, o vista diaria, y elegir el usuario de quien se quiera consultar el calendario (con los Permisos de Jefe). Para crear una nueva acción a incluir en el calendario, se debe especificar el usuario al que se asigna la acción, la fecha y hora de inicio y fin, y su asunto. Si la etapa asociada a la acción creada es de "Presentación / Primer Contacto", "Lanzamiento de Oferta", o "Cierre de Venta", se requiere también que se indique(n) la(s) cuenta(s), contactos(s) y productos(s) que se relacionan con la acción. El color de fondo de la acción que aparece en el calendario dependerá de su estado: "Planificada", "En Curso", "Cancelada", o "Finalizada".

Las acciones introducidas pueden ser, a su vez, gestionadas: se pueden buscar las acciones a consultar entre fechas y según su estado, modificar los datos introducidos, y exportar a un archivo en formato .csv. Los datos de las acciones pueden ser también modificados pulsando sobre ellas en la vista del calendario. Estas gestiones pueden ser realizadas por el Jefe de Ventas para los demás usuarios de la empresa, o cada usuario puede configurar su propio calendario.

 

 

¿Para qué se pueden crear nuevas campañas?

Para crear una nueva campaña (en Campañas » Nueva Campaña) )es imprescindible indicar su nombre, su privacidad, y las fechas de inicio y fin. La campaña puede contener también una descripción. En las pestañas de la ficha individual de cada campaña se podrán fijar sus objetivos, introducir hitos, vincular la campañas a productos / servicios para ofrecer a cuentas y contactos que previamente hayan sido introducidos, asignar cuentas al personal de la empresa, crear acciones que se relacionen con la campaña (como Presentación, Lanzamiento de Oferta o Cierre de Venta vinculados a cuentas, contactos y productos), adjuntar documentos, y visualizar el plano de la zona con la geolocalización de cuentas y contactos de la campaña en cuestión.

Posteriormente se da la posibilidad de analizar el número de contactos, ofertas y ventas de cada campaña, acompañados de la eficiencia y eficacia de los usuarios de de la aplicación.

 

 

¿En qué consiste el geoanálisis en Geopyme y qué ventajas tiene?

Gracias a la geolocalización de cuentas y contactos se permite la realización de múltiples gestiones, permitiéndose visualizar las distintas localizaciones conjuntamente en el plano / mapa de la zona. En la ficha individual de una campaña (Campañas » ficha » Geolocalización), se proporciona un mapa donde aparecen geolocalizados las cuentas y contactos relacionados con la campaña en cuestión. Las cuentas y contactos se pueden geolocalizar al incluir una dirección en la cuenta (en el momento de su creación o al modificar sus datos), se añadirá un icono indicador de su localización en el mapa. Esto permite que se pueda consultar la geolocalización de cuentas y contactos individuales en la ficha de cada uno de ellos (siempre que se haya proporcionado una dirección válida), en Agendas » Cuentas/Contactos » ficha » Geolocalización, o pulsando el botón Geolocalizar, junto a Nueva Cuenta o Nuevo Contacto.

Accediendo a Geoanálisis e Informes » GEO Ventas se visualiza la localización de las distintas ventas ligadas a cada campaña, que además se pueden buscar filtrando entre fechas. Para ello deberá existir previamente una acción de venta en el calendario, que involucre una campaña y su(s) respeciva(s) cuenta(s), contacto(s) y producto(s). Esto resulta útil para localizar áreas de éxito de ventas en determinadas campañas.

Con el módulo GEO Búsqueda (dentro de Geoanálisis e Informes), se facilita la importación de nuevas cuentas y contactos que se pueden geolocalizar en el mapa mediante su búsqueda a partir de palabras clave.

 

 

¿Qué privilegios (permisos) tengo al ser Jefe de Ventas?

Por cuestiones de seguridad y privacidad, únicamente usuarios de Geopyme con rol de Jefe de Ventas podrán realizar ciertas operaciones en la aplicación, referentes a la gestión de la empresa. Sólo ellos pueden modificar las opciones del menú Configurar, y por tanto seleccionar los permisos (de sólo lectura, o bien de edición de cuentas, contactos, etc.) de los que dispondrá cada usuario (Configurar » Usuarios y Permisos). A su vez podrán también dar de alta o de baja a los demás usuarios. En el apartado de Geoanálisis e Informes, sólo el Jefe de Ventas puede acceder a las opciones de Geo Ventas, Oportunidades, Campañas, y Comerciales.

Un usuario con rol de comercial puede acceder a la creación y modificación de cuentas, contactos, campañas, productos / servicios, y repositorio si tiene permiso de edición, que sólo puede ser concedido por un un Jefe de Ventas. Sin embargo, un comercial no tendrá acceso a ninguna de las opciones del menú Configurar. Cuando se introduce una nueva cuenta, contacto, campaña, o producto / servicio, es necesario especificar su privacidad. De esta manera los datos introducidos podrán ser Públicos, Protegidos o Privados. Si son Públicos, serán visibles para todos los usuarios de la empresa, y al contrario si son Privados (sólo son visibles para Jefes de Ventas). Si son Protegidos, únicamente serán accesibles a Jefes de Ventas y a aquellos comerciales que se encuentren en una campaña activa, a la que estén vinculados los datos en cuestión. Nótese que si se modifica la privacidad de una cuenta, la privacidad de sus contactos no se modifica automáticamente.

El Jefe de Ventas tiene acceso a la asignación y gestión de acciones del calendario a los usuarios correspondientes, y a la inclusión de éstos en las distintas campañas de la empresa. Con esto, los comerciales pueden ver, y en su caso modificar si tienenpermisos para ello, las cuentas, contactos y productos relacionados con la campaña, cuando éstos sean de tipo Protegido.

 

 

¿Cómo realizo el análisis de los comerciales de mi empresa, y qué información puedo obtener?

Para el análisis del rendimiento general de los comerciales de la empresa, y también de los Jefes de Ventas, se puede acceder a Geoanálisis e Informes » Comerciales » Analizar Seleccionados. Se proporciona una análisis por cada campaña llevada a cabo de cada usuario, con información sobre contactos, ofertas, ventas, etc; así como un análisis global, para evaluar el número de contactos, de ofertas, de ventas, y la eficacia. Los datos del Análisis Global y del Análisis de Eficacia son mostrados en forma de gráfico de barras para cada usuario analizado. Estos resultados podrán ser exportados a PDF.

 

 

¿En qué consiste el aprendizaje interactivo de técnicas de Marketing?

En Geopyme se proporciona una breve descripción y explicación de técnicas de Marketing más relevantes como herramienta útil para su empresa. Accediendo a Marketing se facilita una Introducción a conceptos generales de Marketing, Análisis Externo y Análisis Interno de la empresa; se puede además realizar una breve encuesta (Análisis) para obtener la evaluación sobre el Entorno de la empresa, su Organización Comercial y su Marketing; y también interactuar con un curso de Técnicas de Venta (Formación).

 

 

¿Para qué sirve el Repositorio?

En el apartado Repositorio (en la parte superior derecha de la página), se pueden crear nuevos directorios y añadir archivos y documentos en ellos. Estos archivos son comunes a todos los usuarios de Geopyme, y aquellos con los permisos de edición correspondientes podrán modificar el contenido del repositorio. La principal utilidad es la de compartir modelos de documentos y otra información necesaria entre el personal de la empresa usuario del sistema.

 

 

¿Cómo se maneja el registro (LOG)?

En el registro, o LOG, quedan reflejadas todas las operaciones realizadas en Geopyme, como por ejemplo la creación o edición de cuentas, de campañas, o la incorporación de un nuevo usuario en la aplicación. Se puede consultar, además, del usuario que ha realizado cada acción. Para facilitar su búsqueda, se puede filtrar entre fechas, y las operaciones que se seleccionen en la tabla que se visualiza pueden ser exportadas a PDF. Para consultar el LOG, acceder a Configurar » LOG.